Remèdes à la “réunionite”

Un récent rapport (1) invite le monde de l’entreprise à redéfinir collectivement « les contours d’un travail plus désirable » : en cause la “ réunionite " !

“La critique principale adressée aux réunions en France concerne leur longueur et leur manque d'efficacité. Trop souvent, les réunions s'éternisent, sans objectifs clairs ni résultats concrets. Les participant·es peuvent se sentir démotivé·es et frustré·es par des échanges qui ne semblent pas apporter de réels bénéfices.

La "réunionite" aiguë trouve son origine à la fin du XIXe siècle, avec le développement du travail de bureau et des administrations. Depuis, la situation ne fait qu'empirer, sans que l'on sache bien pourquoi, puisque les sondages montrent que seulement une réunion sur quatre aboutit à une prise de décision et que la moitié seulement est considérée comme productive”. 

La réunionite en chiffres (France, 2024)

Ce phénomène est amplifié par le fait que les salarié·es français·es participent en moyenne à un nombre élevé de réunions par semaine : un collaborateur est invité à participer à 6 heures et 30 minutes de réunion chaque semaine, un manager y passe plus de 14 heures, alors qu’un dirigeant est à 24 heures et 56 minutes.

Un·e dirigeant·e envoie 22 % de ses emails pendant des réunions participées.

Avant de parler la "quête de sens” et le "désengagement des salariés", revenons à l'essence du travail réel et de la coopération.

Concrètement, dans le cadre des interventions en organisation nous invitons souvent si besoin nos clients à :

 1/ Interroger la source des symptômes et les pratiques dans son organisation :

• Quel avantage collectif pourrait il y avoir à passer autant de temps en réunions ? la réunionite est elle devenue aigûe et intenable dans le collectif de travail ?

• Quelle est la raison d'être de chaque réunion ?  quels rôles sont nécessaires pour la conduite de la réunion ?

• Quels comportements sont valorisés dans la culture interne ? quel lien pourrait-il y avoir avec l'inflation de réunions ? , etc

• Les standards de l’efficacité sont-ils maitrisés par les responsables d’équipes ?  

Quelques pré-requis à maîtriser

2/ Expérimenter des modes situationnels :

A titre d’exemples chez nos clients :

• Reprendre le contrôle de son temps et l’essence de son rôle :
  Une équipe de direction - nouvellement créée, qui plus est avec des primo-membres de CoDir - est passée de 3 heures de réunion hebdomadaire à 40 minutes ! La différence ? se centrer non plus sur le partage d’informations dans une posture de super-experts métiers, mais sur la délibération et la prise de décisions d'entreprise entre "décideurs". Compte-tenu de leur profil, nous leur avions fait expérimenter le processus des rôles délégués (2).

• Organiser des réunions attirantes et responsabilisantes
  Imaginez une réunion pour laquelle vos salariés se battraient pour participer. Irréaliste ? Peut-être pas tant que ça avec des protocoles comme “1.2.4- TOUS” (3) qui permet à chacun de participer à part égale, dans un timing restreint même avec un nombre important de participants.

• Délibérer pour prendre la décision la plus réaliste 
  Un de nos clients expérimente le processus du vote par consentement sans objection (4) pour sortir de la quête du consensus à 100%, au profit de décisions les plus réalistes et plus rapides.

• Se réunir uniquement pour manager les tensions entre les rôles :
  Une équipe client nous avait sollicité pour mettre en place l'holacratie (5) et réduire structurellement l’inflation du temps en réunions et stopper les décrochages dans l’équipe. Bénéfice : depuis plus de 2 ans les réunions sont focalisées sur la résolution des tensions entre les rôles, et non plus les objectifs de chaque personne. Pour le reste des opérations, chacun est souverain dans son domaine (notion de cercle et de redevabilité).

Les gains de productivité sont bluffants, l’apprentissage souvent exigeant car contre-culturel, comme dans tout changement dans les habitudes bien ancrées, ni plus ni moins !

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Et si le fait de repenser la manière dont les réunions sont organisées permettait de réinterroger les pratiques managériales et collaboratives pour une plus grande efficacité et une meilleure utilisation du temps de travail ?

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Références externes :

1. France Info mention du rapport de l’Observatoire de l'Infobésité et de la collaboration numérique. Rapport

2. CARDON Alain.- Coaching d’équipe (Eyrolles, 2014)

3. Le “vote par consentement sans objections” est principe de la sociocratie. Il permet de prévenir l’apparition des conflits suite à la prise d’une “mauvaise décision”, grâce à des règles pré-acceptées par tous.

4. Inspiré des “Liberating structures” (ou "Structures Libérantes" ) ensemble de protocoles qui ont été sélectionnés pour aider les groupes de toutes tailles à travailler plus efficacement et de manière plus collaborative. Créées par Keith McCandless et Henri Lipmanowicz en 2014, les LS sont sous licence Creative Commons

5. Relire “Lever le voile sur l’Holacracy” + écouter le témoignage client.